اتوماسیون اداری و کمک به روند کارها در سازمانها

چرا باید یک سازمان از اتوماسیون اداری استفاده کند؟آیا استفاده از اتوماسیون کمکی به نظم و روند کاری یک سازمان میکند؟ جواب قطعا بله است و اما در اینجا می‌خواهیم دلیل این جواب بله قطعی را بدهیم: خب قبل از اینکه دلیل جواب قطعی بله را بدهیم باید بدانیم که اصلا به چه سیستمی اتوماسیون اداری میگویند؟ اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتری است که اطلاعات مرتبط با اشخاص و سازمانها نظیر فرمها، ایمیل ها ،سند ها و‌‌... را می‌توان در آن ذخیره سازی کرد و همچنین قابلیت ارسال و پردازش دارد بدون هیچگونه استرس و نگرانی بابت از بین رفتن آن. و همچنین علاوه بر پردازش داده های صوتی ،تصویری، متنی میتوان از آن برای برنامه ریزی و تنظیم زمان بندی جلسات مهم نیز استفاده کرد. سیستم اتوماسیون اداری چه کمکی به نظم یک سازمان میکند؟ اکثر اوقات پیش آمده است که افراد برای انجام کارهای اداری خود وقت بسیاری را صرف کنند و آن کار ساعتها حتی روزها طول بکشد و گاهی نیز بدلیل طولانی شدن،آن کار به تعویق یا حتی از موعد آن بگذرد. یا دیده شده که صدماتی به اسناد وارد شود که ممکن است جبران ناپذیر هم باشد. بدین منظور راه حلی با استفاده از تکنولوژی کامپیوتری تعبیه شده است علاوه بر سازماندهی و نظم به سازمانها انجام امور اداری را نیز راحت‌تر سازد که به آن اتوماسیون گویند. دلیل نیاز سازمانها به سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ _دسترسی آسان به اطلاعات در زمان و مکان های مورد نیاز _یاد آوری تاریخهای و جلسات مهم و فراموش نکردن کارها _انجام شدن کار ها بدون نیاز به حضور فیزیکی در کمترین زمان _مدیریت تمامی شعب و زیر مجموعه های آن _صرفه جویی در مصرف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست وظایف اتوماسیون: ذخیره اطلاعات پردازش اطلاعات تبادل اطلاعات مدیریت اطلاعات قسمت‌های مختلف اتوماسیون اداری: دبیرخانه:که در آن کلیه فعالیت‌های اساسی نظیر پیگیری و ارجاع نامه ها، ثبت امضا ،بایگانی امور مربوط به پرسنل در آن ثبت می‌شود. بایگانی: در آن تمامی اطلاعات مربوط به سازمانها و افراد ثبت می‌شود و همچنین امکان جست‌وجو ی مدارک را در کمترین زمان می‌دهد. کارتابل آفلاین: این امکان را می‌دهد در هرزمان و مکان بدون نیاز به اینترنت بتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کرد. سامانه تنظیم گزارش و فرم سازی : گزارش ها مهمترین اجزای یک سازمان هستند که می‌توانند از طریق آن روند فعالیت‌های یک سازمان را نشان دهند. اکثر فعالیت‌های یک سازمان در قالب فرم انجام می‌شود و مهم است که امکان رد یابی ،تهیه و تنظیم و دریافت فرم تکمیل شده ازطریق سیستم امکان پذیر باشد. ارتباط برون سازمانی: با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری میتوان ارتباطات بین سازمانها و افراد را بدون حضور فیزیکی امکان پذیر کرد و در نتیجه در وقت صرفه جویی شده و کارها با استرس کمتر و اطمینان خاطر بیشتر انجام می‌شود. معایب اتوماسیون اداری: یکی از معایب اتوماسیون اداری این است ک ارتباط بین افراد کمتر شده و همینطور باعث از بین رفتن برخی از مشاغل میشود و همچنین عیب دیگری ک میتوان به آن اشاره کرد از بین رفتن اطلاعات درصورت نقص پایگاه اطلاعات میباشد.

برچسب ها

• ره رایان پژوه
• اتوماسیون اداری