اتوماسیون اداری و ویژگی‌های آن
اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
اتوماسیون اداری یعنی استفاده از ابزار مکانیزه جهت مدیریت داده های محرمانه.
از طرفی این فناوری تاثیر زیادی بر کارهای روزانه سازمانها گذاشته است، بایگانی فیزیکی کنار گذاشته شده است،فضای ذخیره سازی مستندات و اطلاعات بیشتر شده است،اشتراک گذاری اطلاعات راحت‌تر شده است، کاغذ بازی بین سازمانی کمتر شده است،ایمیل جایگزین یادداشت شده است.
استفاده از اتوماسیون اداری برای کسبوکارهای بزرگ و هم کسبوکارهای نوپا و کوچک نیاز است زیرا باعث کم شدن حجم کارهای دستی شده است و حجم زیادی از اطلاعات را ذخیره می‌کند و همچنین ن تنها کار های روزانه را تسریع می‌کند بلکه اطلاعات را سریع بازیابی می‌کند.
مزایای اتوماسیون اداری در گردش کار:
_ کاهش زمان پردازش سفارش ها
_ کاهش اشتباهات انسانی
_ نظارت بر کارایی فرایندها
_ شناسایی مشکلات سیستمی
_ قدرت تصمیم گیری بالا برای انجام امور
چند ویژگی مهم که هر اتوماسیون اداری باید داشته باشد:
_ طراحی آسان امور سازمانی
_ سازگاری با انواع تلفن های همراه
_ قابلیت یکپارچه سازی با نرم‌افزارهای دیگر
_ قابلیت گزارشگیری و تحلیل اطلاعات
_ امکان کنترل دسترسی کاربران
فواید نرم افزار اتوماسیون:
_ بازیابی فوری اطلاعات
_ از بین رفتن کاغذ بازی
_ ذخیره فوری اطلاعات
_ دادن دسترسی آسان به چندین نفر
_ کاهش احتمال خطا
_ نیاز کمتر به فضا جهت ذخیره سازی
