اتوماسیون اداری و بخش های آن
اتوماسیون اداری چیست؟
معمولا برای انجام مکاتبات و رسیدگی به آنها زنان زیادی صرف می‌شود و بنابراین مدیران در این فکر هستند که راهکاری برای کاهش زمانی که صرف این امر می‌شود پیدا کنند.
سیستم اتوماسیون اداری با خودکارسازی بخش های متنوع هر سازمان راه حلی برای برطرف کردن این مشکل است.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟
_ دبیرخانه: اصلی ترین بخش یک اتوماسیون اداری دبیرخانه آن است که فرایندهایی نظیر ثبت نامه، ارجاع، کارتابل ها و بایگانی را انجام می‌دهد.
عملیات های مختلفی از جمله اسکن، ورود اطلاعات، توزیع و پیگیری نامه های دریافتی تا تهیه پیشنویس،ثبت، امضا نامه های ارسالی انجام می‌شود.
_ فرم ساز: برخی از مکاتبات در قالب فرم های اداری در سازمان گردش پیدا می‌کنند.
این بخش وظیفه طراحی انواع فرم ها و گردش آنها در قالب جریان‌های کاری است.
_ مدیریت جلسات: یکی از بخش های سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری و مدیریت آن را به عهده دارد.
در این بخش ثبت و نگهداری،برگزاری و پیگیری جلسات انجام می‌شود.
این بخش شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه ها و... است.
_ بایگانی الکترونیک: با گذشت زمان حجم زیادی از اطلاعات و مستندات نیاز به آرشیو شدن دارند و علاوه بر این نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی و امکان جست‌وجو و دستیابی سریع به آنها نیز باید فراهم شود.
_ مکاتبات برون سازمانی: امکان ایجاد ارتباط جدید بر مبنای کامپیوتر که موجب کاهش هزینه ایاب و ذهاب شده است و همچنین امکان پیگیری مکاتبات را در خارج از سازمان برای کاربران برون سازمانی ایجاد کرده است.
_ کارتابل آفلاین: برای قسمت هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین درنظر گرفته شده است تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت امکان پذیر نیست بتوان به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کرد.
