اتوماسیون اداری و اجزای اصلی آن

سیستم اتوماسیون اداری یکی از راه هایی است که به سازمانها کمک می‌کند سوابق مکاتبات اداری خود را به درستی ذخیره کنند و در زمان مورد نیاز به آسانی به آنها دسترسی پیدا کنند.در ادامه به معرفی اجزای آن به طور مختصر می‌پردازیم. اجزای اصلی و مهم سیستم اتوماسیون اداری: دبیرخانه:در اینجا تمامی مکاتبات بصورت الکترونیکی ثبت،ارسال و دریافت می‌شود و همچنین این امکان را دارد که آنها ذخیره کند تا در مواقع ضروری قابل دسترسی باشند و از پراکندگی و بی نظمی جلوگیری می‌شود و همچنین امکان پاسخگویی را با زمان کمتر دارد. مزایای سیستم دبیرخانه: _ تعریف اولویت نامه ها _ ایجاد پایگاه داده و امکان ارتباط همزمان _ امکان شماره گذاری نامه ها _ جست‌وجوی سریع و آسان _ تعریف طبقه بندی نامه ها کارتابل:یکی از اجزای اصلی اتوماسیون اداری است که امکان مشاهده امور جاری را به مدیران و سایر افراد جهت رسیدگی می‌دهد. مزایای استفاده از کارتابل: _ ارسال پیام هشدار برای نامه های مشاهده نشده و جدید _ دسترسی آسان کاربران به وظایف محوله شده _ امکان برگشت نامه ها به بایگانی _ نمایش نامه های خوانده نشده _ مرتب سازی کارتابل برای هر کاربر بایگانی:این سیستم جهت ذخیره سازی اسناد و مدارک و سوابق سازمانهاست زیرا با گذشت زمان حجم این مدارک زیاد شده و نگهداری آن سخت می‌شود و همچنین هزینه‌های زیادی را صرف می‌کند،سیستم بایگانی این امکان را به سازمانها می‌دهد تا با خیال آسوده اطلاعات خود را ذخیره و هر زمان که بخواهند به آن دسترسی پیدا کنند. مزایای بایگانی: _ جست‌وجوی سریع مدارک _ قابلیت مشاهده مدارک ثبت شده توسط چند کاربر _ بایگانی مکاتبات در هر زمان حتی بعد از زمان اداری _ گزارشگیری به روش‌های مختلف یاد آوری قرارها و جلسات:این قسمت این امکان را به مدیران سازمانها می‌دهد تا از آن برای اطلاع از روند امور و برنامه ریزی راجع به قرارها و جلسات کاری استفاده کنند. مزایای یادآوری قراردادها و جلسات: _ مشاهده زمان قرارها و جلسات _ ثبت قرارها و جلسات _ ثبت فعالیت‌های سازمان

برچسب ها

• مکاتبات اداری
• ره رایان پژوه
• اتوماسیون اداری