چند نکته راجع به اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری هستند که وظیفه دارند فرمهای ارتباطات اداری را جمعآوری، ذخیره و مستندات را بین افراد سازمانها توزیع کنند.
بهره وری از سیستم اتوماسیون اداری :
بهینه سازی کارهای اداری:درسیستم سنتی خواهید دید کارکنان وقت زیادی را صرف ساماندهی گزارشات و مستندات ميکنند که تمرکز آنان را کم میکند.
بهینه سازی زمان و فضا:با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری در زمان کوتاهتری میتوان از منابع استفاده کرد و فضایی که برای بایگانی ها درنظر گرفته شده کم میشود.
استفاده مشترک از منابع:استفاده مشترک میتواند هم فیزیکی مانند دستگاههای چاپ باشد و هم دیجیتال مثل داده ها که در این سیستم امکان آن وجود دارد که همه ی کارکنان بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.
۵ مورد که باید درباره اتوماسیون اداری بدانید:
_ بررسی اینکه این سیستم مناسب کسبوکار کار شما و برطرف کننده نیاز شما هست یا نه
_ دسترسی های لازم کنترل میشود یا نه
_ داشتن گردش کاری منظم
_ امکان دسترسی در هر زمان که بخواهید
_ ادغام شدن با نرمافزارهای فعلی
اینگونه بنظر میرسد که سیستم اتوماسیون اداری باعث از بین رفتن برخی کارها میشود و افرادی را بیکار میکند اما این نکته مهم که به سازمانها نظم و نظام میدهد و سرعت بالایی به کارها میبخشد را نمیتوان نادیده گرفت.